Перечень обязательных необходимых дел документов в организации. Перечень необходимых кадровых документов

Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.

Можно выделить три группы документов :

• обязательные - документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
• документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
• необязательные документы.

В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

"Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами..."

Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.

На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.

При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.

Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.

• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них , Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и другие журналы учета и регистрации Вы можете заказать здесь >>

Необязательные документы

К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

Правила перепечатки данного материала

При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —

Кадровые документы - которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, - включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.

Какие бывают кадровые документы?

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

• документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
• документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

• трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор» .

• распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см. в материале «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец» .

• личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения» .

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

• распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец» .

Обязательные кадровые документы в организации общего назначения

Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:

• штатное расписание (форма Т-3);

Ее шаблон вы найдете в материале «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» .

ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

• график отпусков (форма Т-7);

О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .

• приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
• табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);

О форме Т-12 см. в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» .

Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец» .

• прочие нормативные документы:
• коллективный договор;
• по внутреннему распорядку;
• об оплате труда и премировании;
• о коммерческой тайне;
• журналы учета:
• трудовых книжек;
• контрактов;
• больничных листов.

ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.

Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
• В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

ПРИМЕР: В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2017 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

• для должностных лиц —1 000-5 000 руб.;
• для компании — 10 000-50 000 руб.

Кроме того:

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300-500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000-3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД» .

Итоги

Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.

Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

• трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале ;
• трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье ;
• медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, и , вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
• документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям . Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести ;
• по форме Т-1;
• личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье .

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с и своевременно провести для него !

Документы в процессе трудовой деятельности

В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в ;
• дополнительное соглашение. Например, при или .

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи . Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить .

Документы при увольнении

Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

• заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). , читайте в нашем тексте;
• соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с , а также расторжения контракта;
• приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала .

Локальные акты

Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

• штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье « ;
• , на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, .

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ , максимальная мера по которой — увольнение;
• в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300-500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000-3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Основная функция кадровой документации - это юридическое оформление и закрепление трудовых отношений между нанимателем и работником.

Любое юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы в процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано вести работу по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством. Состав кадровой документации зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда и соцзащиты.

В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Справочно: кадровая документация - это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и работника внутри организации.

Целесообразно разделить всю систему кадровых документов на 2 крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, и факультативные кадровые документы.

Правила внутреннего трудового распорядка

В каждой организации должны быть разработаны правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР). Они утверждаются приказом нанимателя с учетом мнения представительного органа (профсоюза - в случае его наличия) (ст. 54, 194 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

Справочно: ПВТР - это локальный нормативный правовой акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Штатное расписание

Составление и утверждение штатного расписания предшествует подбору работников в организацию, поскольку этим документом устанавливается штатная численность, а также перечень должностей и профессий (который определяют в зависимости от направления деятельности организации), должностные оклады, надбавки и формируется фонд заработной платы. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений. Оно утверждается приказом нанимателя или уполномоченным им лицом.

Этот документ позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Обращаем внимание, что в случае увольнения кого-либо из работников в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42 ТК) наниматель, ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде законность увольнения работника и невозможность его обратного трудоустройства.

Трудовой договор (контракт)

Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и нанимателем (ст. 18 и 25 ТК). В качестве обязательных условий в трудовом договоре указываются условия труда и его оплаты, которые установлены на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению между работником и нанимателем.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя о приеме на работу на основании заключенного трудового договора (ст. 24, 54 ТК). Иными словами, к моменту издания приказа с работником должен быть подписан трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) нанимателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляют работнику под роспись. По требованию работника наниматель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 51 ТК).

При приеме на работу обязательно ознакомьте работника с действующими в организации ПВТР, иными локальными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 54 ТК).

Если работник принимается на руководящую должность, например директора, руководителя кадровой службы, главного бухгалтера, то приказ доводится до сведения всех структурных подразделений нанимателя.

Приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества нанимателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании работников (кроме командирования за границу) - они хранятся 3 года) и личных карточек - 75 лет.

Трудовая книжка работника

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 50 ТК). Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при поступлении на работу. Исключение составляют случаи, когда работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Наниматель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

Заполнение трудовой книжки впервые производится должностным лицом нанимателя в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек определен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, заверяют подписью руководителя или должностного лица нанимателя и печатью организации. Записи вносят после издания приказа (при увольнении - в день увольнения). Они должны производиться в точном соответствии с приказом, в качестве оснований указывают статьи ТК.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяют подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить свою подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а также в карточке формы Т-2 (форма разрабатывается в организации самостоятельно). Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены нанимателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности, а также о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 405, 406 ТК). Их в обязательном порядке заключают с работником, достигшим 18-летнего возраста, в случае передачи ему ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения их в процессе производства.

Типовой договор о полной материальной ответственности утвержден постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности» (в ред. от 09.07.2011).

Вопросы о коллективной (бригадной) ответственности урегулированы постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, Примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, Примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности».

График отпусков

Наниматель обязан составить график отпусков (ст. 168 ТК). В соответствии с ним определяют очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждает наниматель с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации (если он есть) не позднее 5 января. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 169 ТК) в письменной форме.

При составлении графика необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства относительно отдельных категорий работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работники моложе 18 лет, ветераны войны и боевых действий на территории других государств и т.п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.

Положение об оплате труда

Внедрение в организации эффективной системы оплаты и нормирования труда с учетом его специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую в организации систему оплаты труда работников, является Положение об оплате труда. Содержательная часть и структура этого Положения зависят от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию нанимателя в разработке условий оплаты, т.е. на практике содержание данных документов строго индивидуально.

Положение о премировании

Под премированием понимают выплату работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего возрастания. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования.

Положение о премировании (ст. 63 ТК) утверждается приказом нанимателя. В нем указывают круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (предельные или конкретные по каждой профессии, должности). На основании данного Положения у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплаты премии, а у нанимателя - обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц, а при работе с гибким графиком работы - суммированный учет рабочего времени. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя, и служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии предприятия.

Должностные инструкции

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).

Справочно: должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под роспись.

Разработка должностных инструкций очень важна, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для работников, занимающих должность. Для рабочих составление должностных инструкций не предусмотрено.

Тем не менее, как показала практика, наличие рабочих инструкций для различных профессий рабочих не будет лишним, особенно в случае возможных судебных споров как с работающими, так и с уволенными работниками.

Должностные инструкции позволяют расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей. Таким образом, наниматель сможет ответить на вопрос суда: «Чем вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?»

Личное дело

Личное дело работника - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; характеристики или рекомендательные письма (в случае необходимости); заявление о приеме на работу; трудовой договор; копию приказа о приеме на работу и др.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т.п.

Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Журнал учета личных дел

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

Личная карточка работника

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), работник кадровой службы обязан ознакомить владельца этой книжки под роспись в личной карточке формы Т-2. В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т.е. информация, касающаяся конкретного сотрудника, необходимая нанимателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для организации.

Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в организации связано со следующими рисками:

Результатом проверки соблюдения законодательства о труде в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях) как на нанимателя, так и на его должностных лиц, а также вынесение обязательного для исполнения предписания об устранении допущенных нарушений;

Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и нанимателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, и, как следствие, для подачи жалоб в инспекцию по труду или в суд.

В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач:

Меры по надлежащей постановке кадрового документооборота являются гарантией положительного исхода при проведении проверок государственными контрольно-надзорными органами и шагом на пути к формированию имиджа организации;

Таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в организации (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т.п.);

Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» организации и ее сотрудников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции организации.

Наталия Владыко, юрист

Работа отдела кадров в первую очередь связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых Вы можете посмотреть в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

Все документы можно разделить на несколько групп, которые мы бы рекомендовали при ведении кадрового делопроизводства:

1. Локальные нормативные акты:

	Коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ.
	Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты (положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
	Должностная инструкция . В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.

2. Организационные документы:

	Журнал ознакомления с локальными нормативными актами . Необходимость его ведения вытекает из ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления.
	Журнал учета трудовых договоров . Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал.
	Журнал учета приказов по личному составу . Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов.
	Штатное расписание . Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы.
	График отпусков . Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы . В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них . Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ.
	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы . Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".

3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

	Трудовые договоры . Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя.
	Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные.
	Документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение).
	Личная карточка формы N Т-2 . Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником.
	Трудовые книжки . Необходимость их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225.
	Прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).

Светлана Домкина, менеджер отдела кадрового администрирования